Nariadenie o spracúvaní a ochrane osobných údajov v databázach osobných údajov, ktorých vlastníkom je predávajúci

Obsah

  • Všeobecné pojmy a rozsah pôsobnosti

  • Zoznam databáz osobných údajov

  • Účel spracúvania osobných údajov

  • Postup spracúvania osobných údajov: získanie súhlasu, informovanie o právach a úkonoch s osobnými údajmi dotknutej osoby

  • Umiestnenie databázy osobných údajov

  • Podmienky sprístupnenia informácií o osobných údajoch tretím osobám

  • Ochrana osobných údajov: spôsoby ochrany, zodpovedná osoba, zamestnanci, ktorí priamo spracúvajú a/alebo majú prístup k osobným údajom v súvislosti s výkonom pracovných povinností, doba uchovávania osobných údajov

  • Práva dotknutej osoby

  • Postup pri vybavovaní žiadostí dotknutej osoby

  • Štátna registrácia databázy osobných údajov

1. Všeobecné pojmy a rozsah pôsobnosti

1.1. Vymedzenie pojmov

databáza osobných údajov – pomenovaný súbor usporiadaných osobných údajov v elektronickej forme a/alebo vo forme kartoték osobných údajov;

zodpovedná osoba – určená osoba, ktorá organizuje činnosti súvisiace s ochranou osobných údajov pri ich spracúvaní podľa zákona;

vlastník databázy osobných údajov – fyzická alebo právnická osoba, ktorej zákon alebo súhlas dotknutej osoby umožňuje spracúvať tieto údaje, ktorá schvaľuje účel spracúvania osobných údajov v danej databáze, určuje ich rozsah a postupy spracúvania, ak zákon neustanovuje inak;

Štátny register databáz osobných údajov – jednotný štátny informačný systém zhromažďovania, akumulácie a spracúvania informácií o registrovaných databázach osobných údajov;

verejne dostupné zdroje osobných údajov – adresáre, adresáre kontaktov, registre, zoznamy, katalógy a ďalšie systematizované súbory otvorených informácií obsahujúce osobné údaje zverejnené so súhlasom dotknutej osoby. Sociálne siete a internetové zdroje, v ktorých dotknutá osoba zanecháva svoje osobné údaje, sa nepovažujú za verejne dostupné zdroje (okrem prípadov, keď dotknutá osoba výslovne uvedie, že údaje sú určené na voľné šírenie a používanie);

súhlas dotknutej osoby – akékoľvek zdokumentované, dobrovoľné prejavenie vôle fyzickej osoby na udelenie súhlasu so spracúvaním jej osobných údajov na vopred určený účel;

anonymizácia osobných údajov – odstránenie informácií, ktoré umožňujú identifikovať osobu;

spracúvanie osobných údajov – akákoľvek operácia alebo súbor operácií vykonaných úplne alebo čiastočne v informačnom (automatizovanom) systéme a/alebo v kartotékach osobných údajov súvisiaca so zhromažďovaním, registráciou, akumuláciou, uchovávaním, prispôsobovaním, zmenou, aktualizáciou, používaním a šírením (rozširovaním, poskytovaním, prenosom), anonymizáciou, likvidáciou informácií o fyzickej osobe;

osobné údaje – informácia alebo súbor informácií o fyzickej osobe, ktorá je identifikovaná alebo je možné ju konkrétne identifikovať;

správca databázy osobných údajov – fyzická alebo právnická osoba, ktorej vlastník databázy alebo zákon udelil právo spracúvať tieto údaje. Osoba poverená vlastníkom a/alebo správcom databázy vykonávať technické práce bez prístupu k obsahu osobných údajov nie je správcom;

dotknutá osoba – fyzická osoba, o ktorej sa podľa zákona spracúvajú osobné údaje;

tretia osoba – každá osoba okrem dotknutej osoby, vlastníka alebo správcu databázy a príslušného orgánu na ochranu osobných údajov, ktorej vlastník alebo správca poskytuje osobné údaje v súlade so zákonom;

osobitné kategórie údajov – osobné údaje o rasovom alebo etnickom pôvode, politických, náboženských alebo filozofických presvedčeniach, členstve v politických stranách a odboroch a údaje týkajúce sa zdravia alebo sexuálneho života.

1.2.

Toto Nariadenie je povinné uplatňovať zodpovednou osobou a zamestnancami predávajúceho, ktorí priamo spracúvajú a/alebo majú prístup k osobným údajom v súvislosti s výkonom svojich pracovných povinností.

2. Zoznam databáz osobných údajov

2.1.

Predávajúci je vlastníkom týchto databáz osobných údajov:

  • databáza osobných údajov zmluvných partnerov.

3. Účel spracúvania osobných údajov

3.1.

Účelom spracúvania osobných údajov v systéme je zabezpečenie realizácie občianskoprávnych vzťahov, poskytovanie, prijímanie a vykonávanie platieb za zakúpený tovar a služby v súlade s Daňovým poriadkom Ukrajiny a zákonom Ukrajiny „O účtovníctve a finančnej závierke na Ukrajine“.

4. Postup spracúvania osobných údajov: získanie súhlasu, informovanie o právach a úkonoch s osobnými údajmi dotknutej osoby

4.1.

Súhlas dotknutej osoby musí byť dobrovoľným prejavom vôle fyzickej osoby na udelenie súhlasu so spracúvaním jej osobných údajov v súlade s určeným účelom spracúvania.

4.2.

Súhlas dotknutej osoby možno poskytnúť v týchto formách:

  • dokument na papieri s identifikačnými náležitosťami dokumentu a osoby;

  • elektronický dokument s povinnými náležitosťami umožňujúcimi identifikáciu dokumentu a osoby; odporúča sa potvrdiť súhlas elektronickým podpisom dotknutej osoby;

  • označenie (check-box a pod.) na elektronickej stránke dokumentu alebo v elektronickom súbore spracúvanom v informačnom systéme na základe zdokumentovaných programovo-technických riešení.

4.3.

Súhlas sa poskytuje pri uzatváraní občianskoprávnych vzťahov podľa platných právnych predpisov.

4.4.

Informovanie dotknutej osoby o zaradení jej osobných údajov do databázy, o právach podľa zákona Ukrajiny „O ochrane osobných údajov“, účele zberu údajov a osobách, ktorým sa údaje poskytujú, sa vykonáva pri uzatváraní občianskoprávnych vzťahov podľa platných právnych predpisov.

4.5.

Spracúvanie osobitných kategórií údajov (o rasovom alebo etnickom pôvode, politických, náboženských či filozofických presvedčeniach, členstve v politických stranách a odboroch, o zdraví alebo sexuálnom živote) je zakázané.

5. Umiestnenie databázy osobných údajov

5.1.

Databázy uvedené v časti 2 tohto Nariadenia sa nachádzajú na adrese predávajúceho.

6. Podmienky sprístupnenia informácií o osobných údajoch tretím osobám

6.1.

Postup prístupu tretích osôb k osobným údajom sa riadi podmienkami súhlasu dotknutej osoby udeleného vlastníkovi, alebo podľa zákona.

6.2.

Prístup tretej osoby sa neposkytne, ak odmieta prevziať povinnosti zabezpečenia požiadaviek zákona Ukrajiny „O ochrane osobných údajov“ alebo ich nie je schopná zabezpečiť.

6.3.

Subjekt vzťahov spojených s osobnými údajmi podáva vlastníkovi databázy žiadosť o prístup (ďalej len „žiadosť“).

6.4. Žiadosť obsahuje:

  • priezvisko, meno, patronymikum, adresu bydliska (pobytu) a údaje z dokladu totožnosti žiadateľa – fyzickej osoby;

  • názov a sídlo právnickej osoby, ktorá žiadosť podáva, funkciu, priezvisko, meno a patronymikum osoby, ktorá žiadosť potvrdzuje; potvrdenie, že obsah žiadosti je v súlade s oprávneniami právnickej osoby;

  • údaje identifikujúce fyzickú osobu, ktorej sa žiadosť týka;

  • informácie o databáze osobných údajov alebo o jej vlastníkovi/správcovi;

  • zoznam požadovaných osobných údajov;

  • účel a/alebo právne základy žiadosti.

6.5.

Lehota na posúdenie žiadosti nesmie presiahnuť 10 pracovných dní odo dňa jej doručenia. V tejto lehote vlastník informuje žiadateľa, že žiadosti bude vyhovené, alebo že osobné údaje nie je možné poskytnúť, s uvedením právneho dôvodu. Žiadosť sa vybaví do 30 kalendárnych dní od doručenia, ak zákon neustanovuje inak.

6.6.

Odklad prístupu je prípustný, ak potrebné údaje nie je možné poskytnúť do 30 kalendárnych dní od doručenia žiadosti. Celková lehota však nesmie presiahnuť 45 kalendárnych dní.

6.7.

O odklade sa žiadateľ písomne informuje s vysvetlením postupu odvolania.

6.8. Oznámenie o odklade obsahuje:

  • priezvisko, meno, patronymikum zodpovednej osoby;

  • dátum odoslania oznámenia;

  • dôvod odkladu;

  • lehotu, v ktorej bude žiadosti vyhovené.

6.9.

Odmietnutie prístupu je prípustné, ak je prístup k údajom zakázaný zákonom.

6.10. Oznámenie o odmietnutí obsahuje:

  • priezvisko, meno, patronymikum osoby, ktorá prístup odmietla;

  • dátum odoslania oznámenia;

  • dôvod odmietnutia.

6.11.

Rozhodnutie o odklade alebo odmietnutí prístupu možno napadnúť na súde.

7. Ochrana osobných údajov

7.1.

Vlastník databázy je vybavený systémovými a programovo-technickými prostriedkami a prostriedkami komunikácie, ktoré zabraňujú stratám, krádežiam, neoprávnenému zničeniu, skresleniu, falšovaniu či kopírovaniu informácií a spĺňajú požiadavky medzinárodných a národných noriem.

7.2.

Zodpovedná osoba organizuje činnosti súvisiace s ochranou osobných údajov pri ich spracúvaní podľa zákona. Určuje sa príkazom vlastníka databázy. Povinnosti zodpovednej osoby sú uvedené v pracovnej náplni.

7.3. Zodpovedná osoba je povinná:

  • poznať právne predpisy Ukrajiny v oblasti ochrany osobných údajov;

  • vypracovať postupy prístupu zamestnancov k osobným údajom podľa ich pracovných povinností;

  • zabezpečiť plnenie požiadaviek právnych predpisov a interných dokumentov vlastníka databázy;

  • vypracovať poriadok vnútorného dohľadu nad dodržiavaním právnych predpisov a interných dokumentov (vrátane periodicity);

  • informovať vlastníka databázy o porušeniach najneskôr do jedného pracovného dňa od ich zistenia;

  • zabezpečiť uchovávanie dokumentov potvrdzujúcich udelenie súhlasu a informovanie dotknutej osoby o jej právach.

7.4. Zodpovedná osoba má právo:

  • získavať potrebné dokumenty, vrátane príkazov a iných interných aktov;

  • vyhotovovať kópie dokumentov a záznamov (vrátane súborov) v sieťach a systémoch;

  • zúčastňovať sa diskusií o organizácii práce v oblasti ochrany údajov;

  • predkladať návrhy na zlepšenie a odstránenie zistených nedostatkov;

  • žiadať vysvetlenia k spracúvaniu;

  • podpisovať a vidovať dokumenty v rámci kompetencií.

7.5.

Zamestnanci, ktorí priamo spracúvajú a/alebo majú prístup k osobným údajom, sú povinní dodržiavať právne predpisy a interné dokumenty v oblasti spracúvania a ochrany osobných údajov.

7.6.

Zamestnanci s prístupom k osobným údajom sú povinní neprezrádzať osobné údaje akýmkoľvek spôsobom; povinnosť trvá aj po skončení činnosti súvisiacej s osobnými údajmi, ak zákon neustanovuje inak.

7.7.

Osoby s prístupom k osobným údajom nesú zodpovednosť za porušenie zákona Ukrajiny „O ochrane osobných údajov“ podľa právnych predpisov.

7.8.

Osobné údaje sa nesmú uchovávať dlhšie, než je potrebné na účel ich uchovávania, v každom prípade nie dlhšie, než stanovuje súhlas dotknutej osoby.

8. Práva dotknutej osoby

8.1.

Dotknutá osoba má právo:

  • vedieť o umiestnení databázy, ktorá obsahuje jej osobné údaje, o jej účele a názve, o umiestnení/bydlisku vlastníka alebo správcu a splnomocniť osoby na získanie týchto informácií (ak zákon neustanovuje inak);

  • získavať informácie o podmienkach prístupu k osobným údajom, najmä o tretích osobách, ktorým sa údaje poskytujú;

  • na prístup k svojim osobným údajom v príslušnej databáze;

  • dostať najneskôr do 30 kalendárnych dní odo dňa doručenia žiadosti odpoveď, či sa jej osobné údaje uchovávajú, a získať obsah uchovávaných údajov (ak zákon neustanovuje inak);

  • predložiť odôvodnenú námietku proti spracúvaniu svojich osobných údajov orgánmi štátnej moci a samosprávy pri výkone zákonných právomocí;

  • požadovať zmenu alebo vymazanie osobných údajov u akéhokoľvek vlastníka/správcu, ak sa spracúvajú nezákonne alebo sú nepresné;

  • na ochranu osobných údajov pred nezákonným spracúvaním a náhodnou stratou, zničením, poškodením v súvislosti so zámerným zatajením, neposkytnutím či oneskoreným poskytnutím, ako aj pred poskytovaním nepravdivých informácií poškodzujúcich česť, dôstojnosť a povesť osoby;

  • obrátiť sa na orgány štátnej moci a samosprávy vo veciach ochrany práv na osobné údaje;

  • uplatniť právnu ochranu pri porušení právnych predpisov o ochrane osobných údajov.

9. Postup pri vybavovaní žiadostí dotknutej osoby

9.1.

Dotknutá osoba má právo získať akékoľvek informácie o sebe od akejkoľvek osoby zapojenej do vzťahov s osobnými údajmi bez uvedenia účelu žiadosti, okrem prípadov stanovených zákonom.

9.2.

Prístup dotknutej osoby k údajom o sebe sa poskytuje bezplatne.

9.3.

Dotknutá osoba podáva vlastníkovi databázy žiadosť o prístup k osobným údajom.

Žiadosť obsahuje:

  • priezvisko, meno, patronymikum, adresu bydliska (pobytu) a identifikačné údaje z dokladu;

  • ďalšie údaje umožňujúce identifikáciu osoby;

  • údaje o databáze alebo o vlastníkovi/správcovi;

  • zoznam požadovaných osobných údajov.

9.4.

Lehota na posúdenie žiadosti nesmie presiahnuť 10 pracovných dní od doručenia. V tejto lehote vlastník informuje dotknutú osobu, že žiadosti bude vyhovené alebo že údaje nemožno poskytnúť, s uvedením právneho dôvodu.

9.5.

Žiadosť sa vybaví do 30 kalendárnych dní od doručenia, ak zákon neustanovuje inak.

10. Štátna registrácia databázy osobných údajov

10.1.

Štátna registrácia databáz osobných údajov sa vykonáva podľa článku 9 zákona Ukrajiny „O ochrane osobných údajov“.